¿Para que reunirse?

Las reuniones han llegado a convertirse en una de las mayores cargas empresariales. Afortunadamente, cada vez hay más herramientas que las hacen innecesarias en multitud de ocasiones.

Como se ve en el curso de Business Coaching de Mens Venilia, la PNL (Programación Neurolingüística) nos dice, a la hora de modificar nuestras creencias limitantes, que hay dos mentes: la llamada mente pura, en la que podemos crear desde la nada y la mente tóxica, que inventa mil y una excusas para justificar no moverse en absoluto. Tomando el mismo modelo, podemos decir que hay dos grupos de razones para hacer reuniones: las puras y las tóxicas.

Las puras, hasta que se demuestre lo contrario, son las reuniones para:

• Informar
• Recoger informaciones
• Formar
• Intercambiar puntos de vista
• Llegar a un acuerdo
• Generar ideas
• Tomar decisiones

Esto no quiere decir que no haya buenos sustitutos de las mismas:

• Informar: enviar un mensaje o un informe por correo electrónico.
• Recoger informaciones: Utilizar herramientas de cooperación electrónica (desde chats hasta sencillamente el correo electrónico pasando por carpetas compartidas) para pedir feed-back sobre una información previamente enviada.
• Formar: La opción online o e-learning es una gran alternativa a la formación presencial.
• Intercambiar puntos de vista: Una vez más, los foros y otras herramientas sustituyen en muchos casos con ventaja a la reunión, que en este caso es muy fácil que tenga finalidades tóxicas.
• Llegar a un acuerdo: Aun reconociendo que es una de las principales razones para un encuentro directo, si sea basa principalmente en hechos objetivos y existe un problema de distancia física, las reuniones virtuales funcionan muy bien porque la gente está realmente orientada hacia el objetivo de la reunión
• Generar ideas: Los brainstorming están muy bien, pero hay que ver el porcentaje de toxicidad, como se explica en el apartado siguiente, que suele haber en este tipo de encuentros.
• Tomar decisiones: Crudamente, hay que reflexionar previamente a quién le corresponde realmente tomar la decisión. No hablamos de la parte tóxica, que es la puesta en escena, sino del motivo real de la reunión.

Las reuniones tóxicas son las que solamente cumplen lo que podemos llamar funciones psicológicas, sociales y afectivas.

• Cumplir un rito. Existe un sentimiento de deber cumplido, de una tradición conservada. Lo esencial es reunirse, no el motivo de el reunión. Es como la misa dominical en otros tiempos.
• Sentirse seguro. El superior convoca a menudo a sus colaboradores porque le es imprescindible sentir a su alrededor un equipo, un calo humano. El objetivo de la reunión carece también en este caso de importancia.
• Sentirse o dar una impresión de eficacia. El motivo puede ser cualquier nimiedad. El jefe sale de su despacho y se precipita sobre un teléfono para convocar una reunión de urgencia. Ya, en un cuarto de hora todos en la sala. Precisa recibir con urgencia su opinión, desea comunicarles la idea que acaba de concebir, experimenta la necesidad de dinamizarlos, lo que sea. La gente, resignada, deja el trabajo y acude a ver como el jefe hace su número. Por lo general, al final de la reunión el jefe acaba con unas palabras de satisfacción por lo bien que se ha trabajado.
• Demostrar autoridad. Es la reunión represiva. El convocante sabe que la reunión incomoda a todos los participantes, pero la organiza mediante una convocatoria intimidatoria con la finalidad exclusiva de demostrar a sus subordinados que él tiene la autoridad discrecional para apartarles de sus ocupaciones y retenerlos horas deliberando sobre un asunto que no les interesa en modo alguno.
• Prepararse una coartada. El organizador ya ha tomado una decisión respecto a la cuestión que se va a abordar. Lo que realmente quiere es aparentar que da a todos la oportunidad de manifestar su parecer al respecto. Algunos jefes de buena fe incluso se lo creen ellos mismos. Reúnen entonces a colaboradores, expertos y otras personas que no tienen ninguna opinión para que “hablen con toda libertad”. Hay ingenuos que dicen realmente lo que piensan, y si es distinto de lo que su jefe opina, lo pasan mal. También hay los que entran en el juego para distinguirse.
• Hacer que se acepte una decisión. Como en el anterior caso, la decisión está tomada de antemano. Sin embargo, por razones estratégicas, quien la ha tomado quiere persuadir a los participantes en la reunión que esa decisión emana de ellos. Así se convencerán de que es la mejor posible y la aceptarán con entusiasmo. Se suele fingir que se solicitan ideas para luego insinuar sutilmente la idea preconcebida y aportar pruebas de que es infinitamente superior a las otras.

Como conclusión, en la medida de lo posible, hay que evitar todas las reuniones tóxicas y cerciorarse de que en los casos “puros” sea la mejor alternativa para el objetivo que se marca.